SellerOne GmbH · Internes Werkzeug
SellerOne Mail Ops ist ein internes Werkzeug der SellerOne GmbH zur Bearbeitung geschäftlicher E-Mails, Rechnungen und Bestellvorgänge. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten dabei verarbeitet werden, wofür, und über welche Google-Programmierschnittstellen (APIs) das geschieht.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
SellerOne GmbH
Sautergasse 23/1/3/12
1160 Wien, Österreich
Kontakt: patrick.gru@gmail.com
SellerOne Mail Ops verbindet sich mit den geschäftseigenen Gmail-Postfächern der SellerOne GmbH, um eingehende E-Mails zu sichten, zu klassifizieren und die tägliche Bearbeitung zu unterstützen: Kundenanfragen zu Amazon-Bestellungen, Lieferantenrechnungen für die Buchhaltung, Versandavise und Lohn-/Gehaltsabrechnungen.
Die Anwendung schlägt Antwortentwürfe und Buchhaltungsschritte vor. Jede sicherheitsrelevante Aktion — E-Mail-Versand, Löschung im Gmail-Papierkorb, SEPA-Zahlungsfreigabe — erfordert eine ausdrückliche, manuelle Freigabe durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der SellerOne GmbH mit einem eigens dafür erzeugten Freigabecode.
Es werden ausschließlich unternehmenseigene Postfächer der SellerOne GmbH verarbeitet — keine privaten E-Mail-Konten Dritter.
Diese Anwendung nutzt die Gmail-API mit dem Berechtigungsumfang (Scope) https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify. Damit kann die Anwendung E-Mails der oben genannten, autorisierten Postfächer lesen, klassifizieren, Antwortentwürfe erstellen und — ausschließlich nach manueller Freigabe — versenden, mit Labels versehen oder in den Papierkorb verschieben. Postfach-Einstellungen, Weiterleitungsregeln oder das Google-Konto selbst werden nicht verändert.
Google API Services User Data Policy. Die Nutzung und Weitergabe der von Google-APIs empfangenen Informationen durch SellerOne Mail Ops entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.
Über die Gmail-API abgerufene Inhalte werden nicht zu Werbezwecken verwendet, nicht an Dritte verkauft und nicht an Menschen weitergegeben, außer soweit zur Bereitstellung der beschriebenen Funktion, zur Einhaltung geltenden Rechts oder mit ausdrücklicher Zustimmung des jeweiligen Postfach-Inhabers erforderlich.
Zur Vorsortierung und Entwurfserstellung wird E-Mail-Inhalt an einen KI-Sprachmodell-Anbieter (OpenRouter bzw. als Ausweichoption OpenAI) übermittelt. Diese Anbieter fungieren als Auftragsverarbeiter und speichern die Inhalte nicht dauerhaft zu eigenen Zwecken. Die endgültige Entscheidung über Versand oder Löschung trifft stets ein Mensch — die Anwendung führt keine dieser Aktionen eigenständig aus.
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Zugangs- und Autorisierungsdaten (Gmail-OAuth-Tokens) werden verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf die Anwendung selbst ist auf authentifizierte Mitarbeiter:innen der SellerOne GmbH beschränkt.
Die Verarbeitung stützt sich auf berechtigtes Interesse an einer effizienten internen Geschäftsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie, soweit einschlägig, auf die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Buchhaltungsunterlagen).
Daten werden nur so lange gespeichert, wie für den jeweiligen Geschäftsvorgang und die damit verbundenen gesetzlichen Fristen erforderlich. Eine Gmail-Autorisierung kann jederzeit über die Sicherheitseinstellungen des jeweiligen Google-Kontos widerrufen werden.
Betroffene Personen haben nach der DSGVO ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Anfragen richten Sie bitte an die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Es besteht zudem ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde.
Diese Erklärung wird bei Änderungen an der Anwendung oder ihrer Datenverarbeitung aktualisiert; das jeweils aktuelle Stand-Datum steht oben rechts.